岩瀬大輔氏に仕事を教えてもらう (3) タスク処理／プロジェクト理解／段取り／リカバリ：入社1年目の教科書

仕事がしんどくなったら読む本。

俺だって仕事がんばってるぞー！このやろー！って思うために。

日々の業務をこなしていくためには押さえておかなきゃいけない考え方が詰まっています。ただ、日々の業務はより大きなプロジェクトの中の一つ。そのプロジェクトを回していくような視野の広い考え方は、この本では触りにしか触れられていません。そのあたりはこの本の守備範囲外ということでしょう。

※引用にしていない部分は、見出しに対する私の考えなので、書籍の内容とは異なる場合があります。ご注意を。

※見出しの順番変えたり、ぶら下げなおしたりして、もう少し整理したくなるな、この手の並べ方の本は。ひとまず括弧書きで独自にカテゴライズしてから、ちまちま整理中。とりあえず、目次はすっきりさせました。

入社1年目の教科書 [ 岩瀬大輔 ]

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著者について
仕事において大切な３つの原則／社会人の「勝負どころ」は最初の瞬間
勤務態度／ライフスタイル／体調管理／スキルアップ
タスク処理
- メールは電話でフォロー
- 目的と背景を知ったうえで、効率化
プロジェクト理解
段取り／タスク管理／時間管理
リカバリ／責任
関連書籍

著者について

東京大学法学部在学中に司法試験に合格する。大学卒業後は法曹職にはつかず、インターンシップで縁のあったボストン・コンサルティング・グループに入社した。その後リップルウッド・ホールディングスを経て、日本ではできないことをやりたいとして、ハーバードビジネススクール(MBA)に留学した。帰国後はゼロから新しい生命保険会社を立ち上げるため、出口治明、中田華寿子とともに、ライフネット生命保険(2008年5月営業開始)を設立した。独立系としては74年ぶり、国内44番目の生命保険会社であった。副社長を経て2013年に代表取締役社長に就任している。2018年に取締役会長及びAIAグループのグループ・チーフ・デジタル・オフィサーに就任。2019年にライフネット生命会長を退任。

岩瀬大輔 - Wikipedia

昨年夏から香港と東京を行き来しながら仕事をしてきましたが、今後は香港に拠点を移し、世界を相手にした仕事に専念することになります。AIAグループという世界最大の生命保険会社（株式時価総額ベース）を舞台に、生命保険のデジタル化とイノベーションをアジア18市場に広めていく仕事です。私の30代はライフネット生命とともに全力で駆け抜けました。40代はアジアを舞台に、ワクワクする挑戦を続けていきたいと思います。

卒業｜岩瀬大輔のブログ

Twitter：岩瀬大輔 (@totodaisuke)

仕事において大切な３つの原則／社会人の「勝負どころ」は最初の瞬間

勤務態度／ライフスタイル／体調管理／スキルアップ

タスク処理

メールは電話でフォロー

メールさばき時間を1日3回作ってます。なんかで読んだメソッド。

出社1時間後（前日最後のメールチェック以降のメールから）
昼休憩直後
退社2時間前

朝一はまずスケジュールと今日何やったら帰れるかの確認をし、いきなりメールは読まない。スケジュール確認後、人と件名だけ受信箱でざっと確認し、自分が今日やることの方向性が変わってないか、緊急事態が「なぜか」メールでしれっと飛んできていないかを確認。その後、超緊急自体と、自分が一番やりたいことにちょっと手着ける。ここまでで、朝の1時間が経過。このあとはじめて最初のメールさばきをする。

定時後も読まない。送信と電話は必要なタイミングにいつでもすぐにやるけど。

それと、特に退社2時間切ってからの急ぎの話は、電話必須。メールは読んでもらえないものと思ってます。メールって、ものすごい数飛び交ってるので。twitterみたいなもんで、全部読むもんじゃない。だからこそ、返信してもらえるって事だけで、評価につながる可能性がある。

メールに伝えたいことを下書きし（この時点で先行資料として送ることも）、アタマを整理した上で、電話で概要を伝えて、方針の修正が必要であれば話しながら確認し、話した内容の議事録／詳細内容として、相手にメールを送るパターンが定着してます。

２　メールは24時間以内に返信せよ

メールの返信は、対応が早いだけで2割増しの評価を得られると考えていいと思います。

19　コミュニケーションは、メール「and」電話

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目的と背景を知ったうえで、効率化

目的を把握した上で作業しようってのは、よく言われることですが、いきなり理由を尋ねると、やりたくないように見えて心証が悪い、というのは、言われれば理解できるけど、実践が難しい。。。ASD脳が邪魔。

単純作業の効率化については、最初数年がIT系に隣接した現場だったので、このあたりの意識は持っているつもりだけど、うっかりすると闇雲に作業に着手してしまったりするので要注意。

３　「何のために」で世界が変わる

「いつまでに必要ですか？」

「何のためですか？」

どんな単純作業にも必ず背景があり、大きな目的に沿って動いているのです。

…こうした工夫が生まれるのは、背景を説明した後者のオーダーであることは明白です。

気を付けてもらいたいのは、いきなり「何のためですか？」という問いを発しないことです。いったんは「わかりました」と答え、そのうえで「それは何のために使うのですか？」と尋ねるべきでしょう。

４　単純作業こそ「仕組み化」「ゲーム化」

プロジェクト理解

認識合わせはアスペルガーとして最重要。行間を読む力が弱いので、会議で決まったことに気が付いていなかったり誤解していたり、会議で決まっていなかったことを決まったと勘違いしていたり。認識合わせの手段として活用しているのが、前述のメールの使い方。ただ、本当は、会議の仕方も、変えていきたいところ。

今の現場はとても打ち合わせが多い。議題が「XXXプロジェクトについて」といった具合で招集され、議題説明、議論、結論出しが一気に行われる。早いような遅いような。先方は「打ち合わせは最速の手法」と考えている様子だけど、もう少し下準備があっても言いと思っています。モブプログラミングみたいなものと考えれば聞こえは良いかもしれないけど、ちょっと頼りすぎじゃないかなと思う。

個別説明が面倒
メールを打つのが面倒だから口頭で済ませたい
全会一致で進めたい

そんな気持ちが見え隠れする。

特に、業務委託している業者からの成果物に対しても、成果だけでなく過程をすべて説明させるのは、やりすぎかな、と。「過程を共有して安心したい」っていうのが強く出過ぎじゃないかな、と。つまりは、信じて任せる、ということが出来ていない。本当にその細かいレベルでの共有が必要か、と思ってしまうことがあります。

打ち合わせ前に議題だけでも聞いておくべきか。ただ、そもそもその議題の共有から打ち合わせでと思っているようだから、聞きづらいのよね。その辺、新型コロナの影響でリモートワーク中心になって会議が格段に減ったので、変わってくるかもですが。

結果だけではなく過程も共有

心理的安全度合いが顕在化

同期作業の時間を別途とる必要なくなります

チームの考えを集めて最善のアウトプット

モブプログラミングスタートアップマニュアルを更新しました

質問をする前に調べてから質問しましょう、というのは必要なこと。ただ難しいのは、仕様を仕様書にあたって調べるのか、実機で挙動を確認するのか。仕様書を当たれば裏が取れてはっきりするけれど、時間がかかる。実機を当たればすぐに動きが確認できる可能性は高いが、確認できなかった時に、できないことなのか、条件が整っていないために動作していないだけなのかが判断しにくい。

質問をするための材料集めならば、実機でよいと考えよう。正解は質問者に確認すればよいのだから。大事なのは仕事を自分の手元でとめないこと。苦手はひとりでがんばるな。頼れ。

サイボウズでは「質問責任・説明責任」という考え方を大事にしています。これは、“もやもや”していることや不明な点があれば、必ず質問をすること。そして、質問を受けた人は、必ずそのことについて説明する必要があるという考え方です。

リモートワークで大切なのは「衝突」だった――100人100通りの働き方を実現するために | 文春オンライン

そして、会議で黙ってるのは本当に意味ない。意見よりも、まず事実を理解するための質問をする。それはほかの出席者のためにもなるはず。自明なこともあやふやなら聞く。事実が正義。明確に共有されていることが正義。事実を把握したら、「あえて」意見を言う。オフサイドがないサッカーの試合はつまらない。上手く飛び出せれば圧倒的なチャンスになる。ちょっと無茶だけど魅力的な意見が出てきた方がおもしろい。アスペルガーは強みだ。

（無茶かもしれないけど無理ではない、とミサトさんは言った）

６　仕事の効率は「最後の５分」で決まる

合意したことをまとめ、書き出し、確認する。仕事の最後に投資する5分間を惜しまないことで、仕事の方向を誤るリスクから解放されます。そればかりか、何時間という時間を節約する効率性にもつながるのです。

７　予習・本番・復習は３対３対３

会議に入ってはじめてテーマの説明を受ける。そのため、テーマに対する考えを深めることができません。出席者全員がそのような状態ですから、曖昧な議論に終始してしまいます。結局、結論を出せないまま時間切れです。

…僕の考える会議のルールは「3対3対3」です。

予習（準備）に3、本番（会議）に3、復習（フィードバック）に3。簡単に言えば、すべてが同じ比率で重要だということです。

８　質問はメモを見せながら

まずは自分で調べる。理解できた部分とわからない部分を認識する。一通り最後までその問題について考える。自分なりの仮説を立ててみる。そのうえで、理解できない部分を質問する。予習、つまり自分なりの準備をしてから質問するのが、正しい質問の仕方であると思ってください。

…予習をする際、仮説まで考えたら、それを紙に書いてください。質問をするときには、その紙を、上司や先輩に見せながら行ってください。

17　情報は原典に当たれ

18　仕事は総力戦

自分ですぐに調べられることは自分でやるべきです。ただ、調べられるかどうかわからない微妙なラインにあるときは、最初は聞いてしまってもいいと思います。

…「この問題は、こうやったら調べられる。次は調べてから来い」

上司からそう言われればしめたものです。わからない点を教わるのではなく、わからない点の「調べ方」を教わる。そうした経験を積んでいけば、自分一人で取り組んだ仕事の成果を、50点から100点に近づけることができるのです。

…「このテーマは、だれに相談すればいいですか？」

９　仕事は復習がすべて

忘れることを最大限に防ぎ、知識と経験のストックを増やすことで、仕事のスピードも一気に上がります。スピードが上がればチャンスも増え、チャンスが増えればストックも増えるという好循環に身を置くことができます。どうしても自分で解決できない問題を早く見つけることもできます。

10　頼まれなくても議事録を書け

周りの発言を聞き、自分も議論に加わりながら、押さえるべきポイントを把握していたといいます。頭の中でポイントを取捨選択し、順序を入れ替え、その場で議事録を書き上げたそうです。

…要点を即座に把握し、課題やメッセージを的確に提示できるようになれば、自分なりの付加価値をつけることはそう難しいことではありません。

11　会議では新人でも必ず発言せよ

…会議に出席したら何らかの形で貢献するのが社会人のルールです。…新人ならではの貢献をしてほしいのです。その一つが、新鮮な目線です。…もう一つが、現場の感覚を伝えることです。

32　「あえて言わせてください」で意見を言え

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23　目の前だけでなく、全体像を見て、つなげよ

企業にとって良い社員とは、目の前にある商品を売るだけではなく、企業価値を高めてくれる人材です。企業価値を高めるために貢献できる人材は、企業の全体像を把握していなければなりません。お金がどのように調達されて、どのように使われ、どのようにして新たなお金が生み出されるのか。企業の資金の流れを知っておく必要があるのです。

ユーリ：君が最後まで仕事を全うすると約束するなら私が知っていることを君に話すよ

アルテ：ユーリさん／ひとつ確認しておきたいことがあるんです／私は…／誰のために／何のために雇われていますか

ユーリ：カタリーナの幸せのためだよ

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段取り／タスク管理／時間管理

段取りの組み方は、職場であまり教わる機会がなかったので、必死に自習しています。

仕事のスケジュールを、1週間、1日、半日、1時間、15分とできるだけ細かい作業まで落とし込むこと。いきなりある作業を一番細かいところまでつきつめるのではなく、常に全体を見渡すこと。遠くの工程はざっくりでもいいけど、近くの工程はできるだけ細かく作業を分解しておくこと。作業と作業のつながり、一つの作業がどの作業に繋がってるのか（作業の目的）を明確にすること。その分解作業の中で、人に頼めること、頼むべきことを見つけたらすぐに打診すること。その人に作業をやってもらっている間に自分が何をするかを考えること。これが私の思う段取りです。プロジェクト管理の考え方だと思いますが、発達障害（グレーゾーン）を抱えながら仕事をするには必須スキルだろうと最近思っています。

そのうえで、次の二点を朝昼に確認しています。

自分が回すべき皿なのか、皿回しを他の人に依頼すべきなのかを見極める
重要度が高いのか、緊急度が高いのかを見極める

だいたい3日分ぐらいは、その日何ができたらかえっていいのか、把握するようにしています。そして

他の人に依頼すべき緊急事項＞自分が回すべき重要事項＞自分が回すべき緊急事項

の順で作業していると、余計なことをしてる間もなくあっという間に定時が訪れます。

このとき、「自分が回すべき緊急事項」を可能な限り減らして「他の人に依頼すべき（緊急）事項」に変換できるようにしたい。そのために、前々から先を見通して、先回りして人に頼む必要がある。

人への依頼はできるだけ早く。後回しにして、頼んだつもりになっちゃって、締め切り日になって、げ！頼み忘れた！が最悪パターン。起こりがちだけど。日々精進。

段取りがうまくいくということは、自分で自分の時間の使い方を決められるようになることです。これは幸せにつながります。

私の部署では長らく私が最年少だったので、私のところに来た作業を誰かに振るってなかなか勇気のいることでした。みんな忙しそうだったし。そう思って必死にやってたら、身体壊しました。

12　アポ取りから始めよ

仕事も同じです。時間のかかるものから先に仕込むことを意識してください。仕事の中で自分がコントロールできない部分があれば、作業に取りかかる前にまずそこを埋めることを考えてください。

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「どの失敗をするか」を選びなさい

「許されない失敗」は事前の確認で回避できる

「順調に回っている仕事は回さなくてもいい

仕事は皿回しです。仕事の成果が出る人は、いくつもの皿を同時に回しています。…同時にいくつもの仕事ができる人は、仕事を常に動かす方法を知っています。「常に仕事を動かす」とは、あなたが常に働くという意味ではありません。あなたが止まっていても、常に仕事が進むことを言います。

「出勤したときから、帰る準備をする」

自分が動かなくても、成果が出る仕組みを作ろう

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15　仕事は根回し

言葉の印象は確かに悪いかもしれませんが、行為としては必要不可欠なものだと僕は考えています。論点をより深く掘り下げるために欠かせない、かつ全体の意思決定を短縮する作業だからです。

（１）情報を共有する

（２）論点を頭出しする

（３）論点に対する出席者の考えを醸成する

（４）議論する

（５）結論を出す

会議の場を最大限に生かすには、実のある議論と結論を出すこと、つまり、（４）と（５）に特化する必要があると思います。

「基本的なことの合意形成」「対処可能な反論をつぶす」根回しとは、工程（３）と（４）の間に、こうした作業を入れ込む行為なのです。

45　ペース配分を把握せよ

僕がもっとも重視したのは、仕事で最大のパフォーマンスを発揮するためのペースづくりでした。

仕事に対する考え方も同じです。来週の月曜日に締め切りが来る仕事があるとして、自分のペースを把握できていれば、現時点でこの状態だったら大丈夫、この状態だったらまずいということがわかるのです。

しかし、積極的休養という言葉があるように、次に最高のパフォーマンスを発揮するためのコンディショニングと考えて、必要あらば堂々と休んで構わないのです。